先講結論：開發信沒人回，九成不是信寫得不好，是你寄給了不需要的人。
這句話聽起來像廢話，但它改變的是你花時間的地方。多數人把 80% 的力氣花在把信寫得更漂亮，20% 花在找名單。我建議反過來。
一封開發信會經過的五個環節
從「我想找新客戶」到「對方變成客戶」，中間其實有五段，每一段都會掉人：
- 找名單：誰可能需要我的東西
- 查背景：這一間公司現在在幹嘛
- 寫第一封信：讓對方願意回一句話
- 處理拒絕：對方說「我們再看看」之後
- 追蹤節奏：第二封、第三封隔多久、寫什麼
大部分人只做第三段。但如果第一段做錯，後面四段再認真都是白費。
第一段：名單怎麼找
找名單最常見的錯誤是從「誰買得起」開始找，而不是從「誰現在有這個問題」開始找。
買得起的人很多，但沒有那個問題的人，你信寫得再好他也只會覺得你在推銷。
我自己的作法是先寫出一句話：「最近發生了什麼事，會讓一間公司突然需要我？」
以我的服務為例，答案可能是：剛換行銷主管、剛被競爭對手搶走版面、剛拿到一筆預算、剛導入新系統但沒人會用、公司剛發布今年要做 AI 轉型。
這些事情都是看得到的：職缺公告、新聞稿、年報、LinkedIn 的異動、FB 粉專的貼文。把這些當成找名單的訊號，比買一份產業名單準得多。
第二段：查背景要查什麼
不需要查到很深，十分鐘就夠。要查的只有三件事：
- 他們現在在推什麼（官網首頁、最近三則社群貼文、最近一則新聞）
- 我要寫信的這個人負責什麼（職稱、他發過什麼內容）
- 有沒有共同點（同產業的客戶、同一場活動、認識同一個人）
查這三件事的目的不是為了在信裡炫耀你做過功課，是為了確認你真的該寄這封信。查完發現對方根本不需要，那就是省下一封信的時間，這也是收穫。
第三段：第一封信的四段結構
我自己用的結構很簡單，四段，總長不超過 150 字：
| 段落 | 寫什麼 | 長度 |
|---|---|---|
| 1. 為什麼是你 | 一句話說出你為什麼寄給他，而不是寄給一百個人。要具體到別人用不了這句話 | 1 句 |
| 2. 我看到的問題 | 用觀察的語氣，不要用斷定的語氣。「我猜你們可能遇到⋯⋯」比「你們的問題是⋯⋯」安全 | 1 到 2 句 |
| 3. 我做過類似的事 | 一個具體的案例，有數字更好。不要列服務項目 | 1 到 2 句 |
| 4. 一個很小的請求 | 不要約會議。問一個他回一句話就能回答的問題 | 1 句 |
第四段是最多人寫錯的。第一封信就約 30 分鐘會議，等於要對方在完全不認識你的情況下交出半小時。那個門檻太高了。
改成問一個小問題，例如「請問你們現在這一塊是內部做還是有配合的廠商？」對方回一個字都算進展，因為從此你們是在對話，不是你在推銷。
第四段：對方說「我們再看看」之後
這句話通常不是拒絕，是「我現在沒有理由花時間處理這件事」。三種常見狀況，三種回法：
狀況一：現在沒預算
不要降價。降價會讓對方覺得你本來就開太高。
回法是把時間軸拉長：「了解，那我大概什麼時候再問你比較好？」然後真的在那個時候回來。這種人半年後成交的機率，比你現在硬推高得多。
狀況二：已經有配合的廠商
不要說別人壞話，這會讓對方覺得你在質疑他當初的判斷。
回法是問一個很具體的問題：「了解。那現在合作上還有哪一塊是他們沒辦法處理的嗎？」如果有，那就是你的切入點；如果沒有，那你確實不該浪費彼此時間。
狀況三：單純沒興趣
回一句「好的，謝謝你回我」就好，然後認真地離開。
這一步比你想的重要。對方會記得「這個人很好打發」，而不是「這個人很纏」。一年後他換公司、或是他朋友問起，你的名字會在清單上。
第五段：追蹤的節奏
我自己的節奏是三封信，然後停：
- 第一封：上面那四段
- 第二封（隔 5 到 7 天）：不要問「請問有看到我上一封信嗎」。改成給一個東西，像是一篇相關的文章、一個數字、一個你剛做完的案例
- 第三封（再隔 10 到 14 天）：明說這是最後一封，然後給一個很低門檻的出口，像是「如果之後有需要再找我，這是我的聯絡方式」
第三封的回覆率往往比第二封高，我猜是因為「這是最後一封」讓對方不用再擔心回了之後會被纏上。
寄到第四封以後就不要再寄了。不是因為沒禮貌，是因為那個名單本來就不該在你手上。把時間拿去找新的。
一段可以直接用的提示詞
你是替 B2B 服務寫陌生開發信的人。請幫我寫第一封信。
【我是誰】
公司／我提供的服務：
我做過最有說服力的一個案例（含具體數字）：
我的語氣（正式／平實／直接，挑一個）：
【我要寄給誰】
公司名稱與他們在做什麼：
收信人的職稱：
我為什麼挑上他們（我觀察到什麼事）：
我查到的細節（官網、新聞、社群貼文上看到的）：
【請照這四段寫，總長不超過 150 字】
1. 一句話說明為什麼寄給他（要具體到別人用不了這句）
2. 用觀察的語氣講我猜他們可能遇到的問題，1 到 2 句
3. 一個具體案例，1 到 2 句，有數字就放數字
4. 一個很小的請求：問一個他回一句話就能回答的問題，不要約會議
【規則】
- 用台灣的商務中文，不要用大陸用語
- 不要寫「貴公司」「久仰」這種制式開頭
- 不要列服務項目清單
- 不要用驚嘆號
- 不要說「免費」「不用錢」，那會讓人覺得沒價值
- 我沒給的案例數字不要編
【寫完後請另外告訴我】
- 這封信裡哪一句最可能被刪掉也不影響，為什麼
- 如果對方回「我們再看看」，建議我怎麼接最後那兩題是重點。讓 AI 自己指出哪一句是贅句，比你自己讀第五遍有效，因為你會捨不得刪自己寫的東西。
最後
我自己做陌生開發踩過最大的坑，是把「寄出去的數量」當成努力的證明。一天寄五十封，感覺很拚，實際上那五十封裡有四十封是寄給不需要的人。
後來改成一天寄五封，但每一封寄之前先花十分鐘查背景。回覆率差超過十倍，而且談起來的品質完全不一樣，因為對方從第一句就感覺得出來你不是在群發。
開發信真正難的不是文筆，是願意在寄出去之前承認「這一間其實不適合」，然後把它劃掉。
如果你想要一份把五個環節都寫好的版本，我整理了一份業務開發 AI 提示詞 5 段，從找名單、查背景、寫開發信到追蹤節奏都有，留個 Email 就寄給你。